Le fichier d'assiduité contient les renseignements personnels de l'employé, le formulaire d'autorisation d'absence, le formulaire de gains déclaratoires et divers documents (évaluations de rendement, titularisation/classement).
- Catégories de renseignements personnels versés au fichier :
Nom de famille actuel et prénom, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, nom de l'employeur, adresse au travail, profession/titre/métier/classification, date de naissance, langue, sexe, état civil, revenu annuel, nom valideur, horaire de travail, statut de l'employé.
- Fins auxquelles les renseignements sont conservés :
Ce fichier sert à gérer l'assiduité (horaire de travail, vacances, congés de maladie, heures supplémentaires) de chaque employé dans une unité administrative. On y conserve aussi les évaluations de rendement, le curriculum vitae, l'offre de service et la lettre de départ à la retraite.
- Mode de gestion du fichier :
Manuel (formulaire, document papier);Informatique (fichier de suivi sur le serveur de base de données);Conservé selon le calendrier de conservation des documents.
- Provenance des renseignements versés au fichier:
Un membre du personnel.
- Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier:
Le personnel du Ministère.
- Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :
La personne responsable de l'assiduité dans chaque unité administrative;
Le personnel du secteur de la rémunération à la Direction des ressources humaines;
Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».