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Inventaire des fichiers de renseignements personnels - Assiduité

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Le fichier d'assiduité contient les renseignements personnels de l'employé, le formulaire d'autorisation d'absence, le formulaire de gains déclaratoires et divers documents (évaluations de rendement, titularisation/classement).

  • Catégories de renseignements personnels versés au fichier :

    Nom de famille actuel et prénom, numéro d'assurance sociale, adresse permanente, nom de l'employeur, adresse au travail, profession/titre/métier/classification, date de naissance, langue, sexe, état civil, revenu annuel, nom valideur, horaire de travail, statut de l'employé.

  • Fins auxquelles les renseignements sont conservés :

    Ce fichier sert à gérer l'assiduité (horaire de travail, vacances, congés de maladie, heures supplémentaires) de chaque employé dans une unité administrative. On y conserve aussi les évaluations de rendement, le curriculum vitae, l'offre de service et la lettre de départ à la retraite.

  • Mode de gestion du fichier :

    Manuel (formulaire, document papier);Informatique (fichier de suivi sur le serveur de base de données);Conservé selon le calendrier de conservation des documents.

  • Provenance des renseignements versés au fichier:

    Un membre du personnel.

  • Catégorie de personnes concernées par les renseignements versés au fichier:

    Le personnel du Ministère.

  • Catégorie de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions :

    La personne responsable de l'assiduité dans chaque unité administrative;
    Le personnel du secteur de la rémunération à la Direction des ressources humaines;
    Le personnel du Centre des services partagés du Québec affecté à l'environnement informatique « Famille ».

Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

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Dernière mise à jour :
7 décembre 2009